El primer trimestre del año, suele ser la época de mayor carga y estrés para los dueños de negocio y su equipo, ya que se encuentran en la preparación del cierre fiscal del ejercicio anterior.
Existe todo un proceso para la recopilación de la información emanada de los registros contables de las empresas, con la finalidad de preparar y concluir con la emisión de cifras fiscales y financieras necesarias para la correcta toma de decisiones.
Durante todo este proceso, existe también la obligación del pago de impuestos (ya seas persona física o moral) y demás obligaciones fiscales implícitas.
Como en todos los procesos de negocios, planificar y conocer nuestros objetivos puede ayudarnos en gran medida. Incluso, aun con procesos de planificación y organización, a veces la cantidad de la información puede complicar las cosas.
Por ello, recopilamos algunos consejos acerca de lo que debes y no debes hacer para tener un cierre de año fiscal exitoso.
¿Qué es el cierre de año fiscal?
Lo primero que debes saber es que el cierre de año fiscal, o cierre contable, resulta fundamental para conocer el manejo de tu negocio.
Básicamente, se trata de conocer los resultados de la empresa en el periodo entre el 1 de enero y 31 de diciembre de cada año. Por ello, el cierre de año fiscal se realiza entre el 1 de enero y 31 de marzo (Personas Morales), ó hasta el 30 de abril (Personas Físicas) del siguiente año.
Operativamente, en el cierre contable las empresas deben cancelar las cuentas de resultados y trasladar esas cifras a las cuentas de balance. Una vez realizada esta operación, es posible conocer el resultado económico del año y cuantificar ganancias o pérdidas.
No importa si quien lo realiza es el dueño del negocio, el contador o un asistente. El responsable deberá organizar toda la información de las operaciones y clasificarlas para determinar los gastos e ingresos que se registraron durante el periodo.
Algunos de los problemas más comunes al momento de hacer el cierre contable son los siguientes:
- Aparición de valores equivocados.
- Colocación de gastos o ingresos en cuentas que no corresponden.
- Errores en la conciliación bancaria entre las cuentas por cobrar y por pagar.
- Pérdida de los libros de registro de operaciones o corrupción de los archivos si los llevas de manera electrónica.
Todos estos errores pueden ser resultado de una mala organización, problemas con el uso de la tecnología o por error humano. Es por ello que aquí te dejamos algunas recomendaciones para tener un buen cierre fiscal.
1.- Mantente al pendiente de los cambios en materia regulatoria
Una de las mejores prácticas es estar 100% seguro enterado de todo lo que debes presentar.
Siempre es bueno estar al pendiente de los cambios y modificaciones a las leyes y reglamentos fiscales. Cualquier cambio, por pequeño que sea, puede repercutir en tu negocio.
En relación con lo anterior, la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) en su artículo 76 establece la obligación para los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en el Título II de la misma Ley, entre otras obligaciones las siguientes:
“V. Presentar declaración en la que se determine el resultado fiscal del ejercicio o la utilidad gravable del mismo y el monto del impuesto correspondiente, ante las oficinas autorizadas, dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que termine dicho ejercicio. En dicha declaración también se determinarán la utilidad fiscal y el monto que corresponda a la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa
……..
VII. Presentar las declaraciones a que se refiere este artículo a través de medios electrónicos en la dirección de correo electrónico que al efecto señale el Servicio de Administración Tributaria mediante disposiciones de carácter general.”
Por otra parte, la Resolución Miscelánea Fiscal para 2020 establece lo siguiente:
“Regla 3.9.18. Para los efectos del artículo 76, fracción V de la Ley del ISR, los contribuyentes que tributen en los términos del Título II de la citada Ley, deberán presentar la declaración anual en la que determinen el resultado fiscal del ejercicio o la utilidad gravable del mismo, y el monto del impuesto correspondiente, ingresando al Portal del SAT a través del Servicio de «Declaraciones y Pagos».
El acceso a la declaración se realizará con el RFC y Contraseña o e.firma.
La declaración estará prellenada con la información obtenida de los pagos provisionales presentados por el contribuyente, así como de los CFDI de nómina que hayan emitido a sus trabajadores.
En caso de que el contribuyente deseé modificar la información prellenada, obtenida de los pagos provisionales, deberá presentar declaraciones complementarias de dichos pagos.
Asimismo, se deberá capturar la información requerida por el propio aplicativo.
Concluido el llenado de la declaración, se deberá realizar el envío utilizando la e.firma.
Cuando exista cantidad a cargo, el acuse de recibo incluirá la línea de captura con el importe total a pagar, así como la fecha de vigencia de la misma, a través de la cual se efectuará el pago, mismo que deberá cubrirse mediante transferencia electrónica de fondos o pago con línea de captura vía Internet, en la página de Internet de las instituciones de crédito autorizadas por la TESOFE, publicadas en el Portal del SAT.
Se considera que los contribuyentes han cumplido con la obligación de presentar la declaración del ejercicio en los términos de las disposiciones fiscales, cuando hayan realizado el envío y en su caso se haya efectuado el pago en términos de lo señalado en el párrafo anterior.”
2.- Ten a la mano todos los registros de tus transacciones
La materia prima de los cierres es el registro de las transacciones, por lo cual, es fundamental tener un registro ordenado y limpio.
De esta manera,también será más fácil elaborar los asientos contables.
3.- Prepara un pre-cierre
Una de las mejores acciones que puedes tomar es realizar un ensayo de tu cierre de año fiscal. De esta manera, podrás llegar al momento de hacer el real mejor preparado para evitar cualquier contingencia.
En este previo, puedes analizar las operaciones particulares que consideres relevantes, ya sea por su importancia, si es la primera vez que las realizas o si son de suma importancia en el ejercicio.
La clave para tener un buen cierre es el orden y la organización.
Si bien es posible hacerlo de manera manual, es mejor tener un sistema que automáticamente te ayude con el registro y conciliación de tus transacciones.
Con Aspel COI, efectua el registro y procesamiento de todas las transacciones de tu empresa y obtener información de calidad para emitir estados financieros y hacer mucho más objetiva y eficiente la toma de decisiones.
Sí deseas conocer más sobre las soluciones que te ayudarán a mejorar tu negocio, contáctanos o síguenos en Faebook.
