El inventario tiene un impacto directo sobre los resultados y el balance general del negocio. Por eso es necesario monitorearlo de forma permanente, para obtener la información necesaria y así poder tomar mejores decisiones.
La mala gestión de los inventarios es una de las causas principales de los pobres resultados de un negocio. Las compras de emergencia (y a un precio más alto) de insumos, las mermas en los productos en depósito, los problemas para cumplir con las entregas a los clientes y las bodegas saturadas son solo algunos de los síntomas de ineficiencia en esta área clave para toda empresa.
¿Pero por qué resulta tan importante manejar bien los stocks? Porque se trata del registro de todos los bienes de la compañía que se van a destinar para la producción de bienes o directamente para la venta. Y cuando no se realiza de la manera adecuada, el negocio se queda sin el combustible necesario para seguir operando, como si fuera un automóvil.
Son cuatro variables las que te van a permitir definir cuál es la cantidad de productos que debes comprar, y en qué momento. Por supuesto, para poder lograrlo vas a necesitar información en tiempo real sobre ventas y existencias. Por lo que es recomendable que cuentes con un sistema efectivo de administración empresarial, que conecte las ventas con las entradas y salidas del depósito, y arroje información vital para la toma de decisiones.
Ahora bien, las 4 variables que debes tomar en cuenta son:
- Stock Máximo: Es el inventario más grande de insumos o mercancías para la venta que puedes almacenar, de acuerdo al tamaño de la bodega de la empresa, y también de su capacidad financiera.
- Stock mínimo: Se trata del stock de seguridad o mínimo imprescindible con el que la empresa debe contar en almacenes para poder cumplir con los pedidos de las líneas de producción o de los clientes externos.
- Punto de pedido: Es el indicador de cuándo se debe realizar una nueva solicitud de mercancía desde la bodega.
- Lote económico: Este último concepto se refiere a la cantidad de insumos o mercancía que debes pedir para tener costos mínimos de inventario.
Si estás por iniciar tu negocio, o estás teniendo problemas para contar con un buen inventario y necesitas ajustar ese proceso, hay cinco pasos que tienes que seguir:
- Preparar la bodega: Lo primero es contar con un espacio fijo donde puedas depositar en forma ordenada la mercadería o los insumos necesarios para la producción o la prestación de servicios.
- Definir el sistema de almacenamiento: Esto va a depender de las características de los bienes almacenados, el espacio disponible y las necesidades de circulación o fluidez.
- Elegir el sistema de codificación del stock: Para completar este proceso, y de acuerdo con el tipo de artículos, tendrás que registrar variables como modelo y número, medidas, peso, color, año de fabricación, fecha de entrega, fecha de caducidad y proveedor. Ten en cuenta que esta información es vital para definir qué productos van a salir primero de la bodega, y poder cumplir a tiempo con las entregas a la línea de producción o a los clientes finales.
- Realiza un primer inventario físico: Antes de arrancar con los primeros registros de entradas y salidas de mercadería, necesitas hacer un conteo manual para asegurarte de que cuentas con la información real sobre el stock disponible.
- Incorporar una herramienta de control: El manejo de inventarios es una de las operaciones más importantes del ciclo de compra-venta de una empresa, y la tecnología más adecuada para realizarlo dependerá de la cantidad de artículos que maneje el negocio. Si la operación es sencilla puedes iniciar con una plantilla de Excel, pero lo más conveniente es arrancar de entrada con un eficiente software de Administración Empresarial.
Cualquiera sea tu caso, el primer paso para manejar de manera correcta el inventario del negocio es contar con una solución tecnológica que conecte todos los procesos (como la compra y venta) para obtener información valiosa al instante. Hoy hay muchas opciones en el mercado, y algunas hasta permiten realizar operaciones desde un dispositivo móvil.
En Serr@ Consulting contamos con soluciones que te permitirán llevar el adecuado control de tu inventario. ¡Descubre como podemos ayudarte!
